Bilo da koristite papiriće, planer, softver za izradu rasporeda ili PDA (osobni digitalni asistent), svi pokušaji upravljanja vremenom ne uspijevaju. Nemojte se predati, predlažemo vam nove smjernice. Promijenite svoj fokus od upravljanja vremenom k upravljanju prioritetima.

Napravite listu prioriteta

Vaš strategijski plan trebao bi naglasiti vaše poslovne prioritete. Ako ga nemate, pronađite članke o strategijskom planu i napravite ga. Odgovorite na pitanje: "Što je najvažnije postići u ovom vremenskom okviru?" . Učinite te prioritete jasnim, zapišite ih. Listu držite istaknutu na vašem stolu ili na nekom drugom vidljivom mjestu.

O prioritetima

Riječ prioritet izvedena je od riječi prior, što znači prije, i povezano je s latinskim primus, što znači prvi. I dok su neke stvari važnije od drugih, vaša lista prioriteta treba sadržavati stavke najveće važnosti – samo stavke kritične za razvoj vašeg posla i ništa drugo.

Ponovo promišljanje o listi "učiniti"

Ako ste kao većina ljudi, vaša lista "za učiniti" je dugačka zbrka svega što imate za obaviti sada i u budućnosti i određena je onim o čemu trenutno promišljate. Prekrižite na listi "učiniti" ono što ste napravili. Kako vaša lista raste i raste – napišite je ponovno tek onda kada postane nečitljiva. Staru listu bacite.

Lista sedam

Listu "učiniti" počnite iznova svaki dan. Dnevna lista, pisana danas za danas, ne treba sadržavati više od sedam stavki. Bazirana na vašim prioritetima, navedite prvo današnje najvažnije stvari, i tako dalje. Svaka stavka na listi mora unaprijediti ključne stvari u vašem poslu. Ako ne, zašto to radite? Maknite je s vaše liste. Ako još uvijek mislite da je važno, ali ne toliko važno, delegirajte to nekome drugome.

Planiranje i stvarnost

Svaki dan donosi planirane i iznenadne sastanke, nenajavljene posjete i hitne slučajeve. Uz to, imate i dnevne rutine – odgovaranje na e-mail, polusatno čitanje ili pregled rezultata prodaje. Svaki sastanak i svaka rutina treba biti procijenjena u odnosu na vaše najviše prioritete. Ako ne upućuje na vaše prioritete, nemojte ih raditi. Nemojte sudjelovati. Odustanite. Delegirajte ih. Vrijeme oslobođeno od sastanaka i rutina je slobodno za vašu listu "učiniti". Nemojte ga protratiti!

Korištenje liste

Uložite svoju energiju u izvršavanje prvog zadatka s liste dok nije završen. Tek tada, prijeđite na drugu stavku. Možda nećete završiti dnevnu listu danas – možda čak nećete završiti ni prvu stavku – ali ako provedete dan u ispunjenju vašeg najvećeg prioriteta, bili ste produktivni. Sutra, napravite novu listu na novom listu papira ili računalu. Nemojte prenositi ništa automatski.

To će vam dati osjećaj ispunjenja i natjerat će vas da ponovo procijenite što je važno. Ako imate obaviti višestruke "najveće prioritete", podijelite raspoloživo vrijeme na vremenske periode i izvršite nekoliko prioriteta odjednom.

Procjena i ravnoteža

Na kraju svakoga tjedna, usporedite svoje postignute ciljeve u odnosu na vašu listu strategijskih prioriteta. Provjerite postižete li uspjeh sa svim vašim ciljevima – da se svi vaši prioriteti pomiču prema naprijed. Ne dopustite da ključna područja u vašem poslu stagniraju. Procijenite svoj uspjeh naspram liste predviđene u Novogodišnjoj rezoluciji.

Možda još uvijek neće biti dovoljno vremena za sve, ali stvari koje su presudne za vaš posao bit će obavljene. Sve ostalo može čekati.

Izvor: PortalAlfa